Fiche pratique
Vous créez une entreprise individuelle ? Vous devez vous procurer plusieurs registres obligatoires concernant votre comptabilité, vos salariés ou encore les données personnelles.
Quels sont les registres comptables obligatoires ?
En tant qu'entrepreneur individuel, vous devez mettre un place certains livres ou registres comptables. Ces registres obligatoires diffèrent en fonction de votre activité.
Livre-journal
Vous devez obligatoirement tenir un livre journal dans lequel vous enregistrez chronologiquement toutes les opérations (ventes, achats, charges, etc.) qui affectent le patrimoine de l'entreprise, jour par jour.
Chaque enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante.
Ce livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce du tribunal dont l'entreprise dépend.
Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des moyens offrant toute garantie de preuve.
Les informations doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent.
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées 10 ans à partir de leur établissement.
Aucune sanction spécifique n'est prévue en cas de non-tenue du livre journal.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Grand livre
Vous devez obligatoirement tenir un grand livre qui contient les écritures du livre-journal. Les achats et les dépenses sont répartis entre les différents comptes selon leur nature en fonction du plan comptable.
Les informations doivent être saisies dans l'ordre chronologique du livre-journal.
Les informations doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent.
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées 10 ans à partir de leur établissement.
Aucune sanction spécifique n'est prévue en cas de non-tenue du grand livre.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Livre inventaire
Vous devez obligatoirement tenir un inventaire de tous les éléments d'actif (machine, trésorerie, stocks...) et de passif (capital social, dette...) de votre entreprise.
Vous devez en préciser la quantité et la valeur de chaque élément à la date d'inventaire.
Ces informations doivent être tenues sans blanc, ni rature ou irrégularité.
Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des moyens offrant toute garantie de preuve.
Les informations doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent.
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées 10 ans à partir de leur établissement.
Aucune sanction spécifique n'est prévue en cas de non-tenue du livre inventaire.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Livre-journal
Vous devez obligatoirement tenir un livre journal dans lequel vous enregistrez chronologiquement le détail de vos recettes et de vos dépenses professionnelles. Ces informations doivent être indiquées au jour le jour.
Lorsque vous n'adhérez pas à une association de gestion agréée, vous devez également indiquer l'identité du client, le montant, la date et le mode de versement des honoraires.
Vous devez conserver les pièces justificatives correspondant aux recettes et dépenses indiquées dans le livre-journal.
Ce livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce dont l'entreprise dépend.
Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des moyens garantissant son authenticité.
Les informations inscrites sur le registre doivent être conservées 6 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rapportent.
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées 6 ans à partir de leur établissement. Ce délai peut être porté à 10 ans si l'administration fiscale suspecte une activité occulte (par exemple, absence de certaines déclarations de la part de l'entreprise).
Le fait de ne pas tenir le registre des achats n'est pas sanctionné.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Registre des immobilisations et des amortissements
Vous devez y indiquer les éléments suivants :
Date d'acquisition ou de création des éléments d'actif (matériel, fonds de commerce, stocks, etc.) affectés à l'exercice de la profession (immobilisations). Il faut préciser le prix de revient de ces éléments d'actif.
Montant des amortissements effectués sur les éléments d'actif
Prix et date de cession des éléments d'actif
Le registre des immobilisations et des amortissements doit être conservé 6 ans à compter de la dernière opération. Ce délai peut être porté à 10 ans si l'administration fiscale suspecte une activité occulte (par exemple, absence de certaines déclarations de la part de l'entreprise).
Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des moyens garantissant son authenticité.
Le fait de ne pas tenir le livre des recettes n'est pas sanctionné.
En revanche en cas de faux ou d'usage de faux vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Quels sont les registres obligatoires concernant vos salariés ?
Si vous avez des salariés, vous devez mettre en place certains registres obligatoires dès la première embauche.
Registre unique du personnel
Si vous employez des salariés, vous avez l'obligation de tenir un registre unique du personnel. Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile.
Vous devez y inscrire les informations complémentaires suivantes pour chaque salarié :
Nom
Prénoms
Nationalité
Date de naissance
Sexe
Emploi
Qualification
Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
Type de contrat
Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation
Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers
Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » avec la dénomination et l'adresse de ce dernier
Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
Pour chaque stagiaire vous devez indiquer les informations suivantes :
Nom et prénoms
Date de début et de fin de la période de formation ou de stage
Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire
Vous devez également indiquer les nom et prénoms des personnes volontaires en service civique.
Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pendant une durée de 5 ans à partir du départ du salarié.
En cas de mauvaise tenue du document unique du personnel, vous vous exposez à une amende de 750 € par salarié.
Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
Si vous employez des salariés, vous devez tenir ce registre, y indiquer et analyser tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés. Il répertorie l'ensemble des risques professionnels (par exemple, chute, infection, blessure...) auxquels sont exposés les salariés.
Il doit être mis à jour aux moments suivants :
Pour les entreprises d'au moins 11 salariés, au minimum tous les ans
En cas d'aménagements importants entrainant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité
À l'apparition d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque (par exemple, apparition d'un risque en raison de nouvelles connaissances scientifiques ou techniques)
Le DUERP doit être conservé 40 ans à partir de son élaboration.
Si vous ne transcrivez pas ou ne mettez pas à jour l'évaluation des risques, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu'à 1 500 €. Cette amende peut être portée à 3 000 € en cas de récidive dans le délai d'un an.
Registre spécial du repos hebdomadaire
Lorsque vous employez des salariés soumis à un régime particulier de repos, vous devez indiquer leur nom et le type de régime dans ce registre. Il faut préciser pour chaque salarié le jour et les fractions de journée choisis pour le repos. On parle de régime particulier de repos quand par exemple un employé n'a pas le même jour de repos que tous les autres.
Les salariés concernés doivent être inscrits dans le registre dans les 6 jours qui suivent leur embauche.
En cas de changement dans les journées de repos d'un salarié, la modification doit avoir lieu sur le registre avant la mise en place de la nouvelle période de repos.
En cas de non-tenue de ce registre, vous vous exposez à une amende de 1 500 € par salarié concerné.
Registre des contrôles de sécurité
Il faut indiquer dans ce registre que les contrôles de sécurité ont bien été effectués dans l'entreprise. Il contient tous les documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité.
Les informations doivent être conservées pendant 5 ans.
En cas de mauvaise tenue du registre des contrôles de sécurité, vous vous exposez à une amende de 750 € par salarié concerné.
Registre des vérifications des installations électriques
Lorsque vous recevez des travailleurs dans votre établissement, vous devez procéder à des vérifications des installations électriques. Vous devez vous assurer qu'elles sont maintenues en conformité avec les règles de santé et de sécurité applicables.
Les résultats des vérifications, les justifications des travaux et modifications effectués doivent être consignés sur un registre.
Le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique dès lors qu'il est identifié, numéroté et daté au moment de sa création par des moyens offrant toute garantie de preuve. Il peut être intégré dans le registre de sécurité ou tenu séparément.
Quels sont les registres obligatoires en matière de traitement des données personnelles ?
Lorsque vous êtes en possession de données personnelles et que vous en collectez régulièrement, vous devez tenir un registre des activités de traitement.
Il permet de recenser tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.
Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent aussi être protégés.
Le registre des activités de traitement doit être mis à jour régulièrement en concertation avec toutes les personnes de votre entreprise susceptibles de traiter des données personnelles. Il doit contenir les informations suivantes :
Nom et coordonnées du responsable du traitement des données
Si l'entreprise dispose d'un délégué à la protection des données : Nom et coordonnées
Si l'entreprise dispose d'un responsable conjoint du traitement : Nom et coordonnées
Si l'entreprise dispose d'un représentant du responsable du traitement : Nom et coordonnées
Finalités du traitement
Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel
Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiqués (y compris destinataires situés Hors union européenne et les organisations internationales)
En cas de transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale : le transfert, l'identification du pays tiers ou de l'organisation internationale, document attestant l'existence de garanties appropriées
Description générale des mesures techniques et organisationnelles (dans la mesure du possible)
En cas de sous-traitance, le sous-traitant ou son représentant doit également tenir un registre de toutes les catégories d'activités de traitement faites pour le compte du responsable du traitement.
La Cnil met à votre disposition des modèles de registre sur sa page dédiée au sujet.
Comment se procurer les registres obligatoires ?
Vous devez acheter les registres obligatoires qui vous sont nécessaires. Vous pouvez trouver ces registres soit dans des boutiques spécialisées soit sur internet en format numérique.
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